１．個人情報保護方針及び特定個人情報の適正な取扱いに関する基本方針
当社は金融、官公庁を中心として、各ベンダ様・企業様向けのコンピュータ情報システムの 開発・保守・運用サービスを提供しております。当社事業活動において「お客様・関係者様・従業者の個人情報を適切に保護してゆくことが、 皆様の安心に繋がり、さらなる業界の発展に繋がる」という理念のもと、 個人情報・特定個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守し、個人情報・特定個人情報を適正に取り扱うとともに、 安全管理について適切な措置を講じます。
そのために、以下の方針に基づく個人情報保護マネジメントシステムを構築し、 従業者への教育・実践を徹底していくとともに、 個人情報保護マネジメントシステムの啓蒙・継続的改善を行っていきます。
- 当社は、適法かつ公正な手段によって個人情報・特定個人情報を取得いたします。 取得にあたっては、利用目的を特定し、その利用目的の達成に必要な範囲内で個人情報・特定個人情報を利用いたします。 取得した個人情報は利用目的の範囲内でのみ利用し、目的外利用を行わないための措置を講じます。
- 当社は、以下のいずれかに該当する場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ることなく、 個人情報・特定個人情報を第三者に提供いたしません。
（１）本人の事前の同意、承認を得ている場合
（２）法令に基づく場合 - 当社は、取り扱う個人情報・特定個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止及び是正のための規程と 体制の整備を行い、十分なセキュリティ対策を講じるとともに、利用目的の達成に必要な正確性、 最新性を確保するための適切な措置を講じます。
- 当社は、個人情報・特定個人情報に関する開示等の権利を尊重し、当社の個人情報・特定個人情報の取扱いに関する ご意見、お問合せ、苦情、相談に迅速、かつ、誠実に対応いたします。
2021年 2月25日（第10版）
フラットシステムソリューションズ株式会社
代表取締役 平 一彦
２．保有個人データに関する事項の周知について
事業者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者の氏名
フラットシステムソリューションズ株式会社
東京都新宿区西新宿3-1-5 新宿嘉泉ビル8F
代表取締役 平 一彦
個人情報保護管理者の氏名・所属及び連絡先
個人情報保護管理者 :
システム統括本部 小島秀隆
連絡先 :
大阪支店
〒541-0054 大阪府大阪市中央区南本町3-2-1 鈴木康ビル6F
Tel : 06-6281-8061 Fax : 06-6281-8062
保有個人データの利用目的
| 個人情報の類別 | 利用目的 | 開示区分 |
|---|---|---|
| 営業活動により保有する個人情報 | お客様・お取引先との連絡、契約の履行、履行請求等 | 開示 |
| 採用業務により保有する個人情報 | 採用選考、連絡 | 開示 |
| 当社社員に関する個人情報・特定個人情報 | 人事、総務などの雇用管理 | 開示 |
| 個人情報保護のためのPMS運用において 発生する個人情報 |
お問い合わせへの対応、PMS運用記録のため | 開示 |
| 取引先から受託されたデータ | 受託業務遂行のため | 非開示 |
保有個人データの取扱いに関する苦情の申出先
個人情報・特定個人情報の取扱いに関するご意見、お問合せ窓口：
大阪支店
〒541-0054 大阪府大阪市中央区南本町3-2-1 鈴木康ビル6F
Tel : 06-6281-8061
Fax : 06-6281-8062
ＰＭＳ推進事務局 宛
所属する認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申出先
認定個人情報保護団体の名称：
一般財団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）
苦情解決の申し出先：
個人情報保護苦情相談室
住所：
〒106－0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル内
電話番号：
03-5860-7565
＜フリーダイヤル＞0120-700-779（※受付時間 平日9：30～12：00,13：00～16：30）
開示等の請求等に応じる手続き
当社が保有しているご本人さまの個人情報について、開示、訂正、追加、削除、利用停止、第三者提供の停止、若しくは利用目的の通知（以下「開示など」といいます。）を請求される場合は、下記のとおりといたします。
- 「問い合せ窓口」
大阪支店
〒541-0054 大阪府大阪市中央区南本町3-2-1 鈴木康ビル6F
Tel : 06-6281-8061
Fax : 06-6281-8062
ＰＭＳ推進事務局
問い合せ窓口の担当者責任者は「個人情報保護管理者」とします。 - 請求事項への対応
本人から自己情報についての開示等の請求があった場合、以下の手順で対応します。
①請求を受けた場合、「開示等対応窓口ノート」により対応します。
②問い合せ窓口は、請求者が本人であるかをコールバックなどで確認し、開示対応窓口ノートに必要事項を記載します。
③問い合せ窓口は「開示等対応窓口ノート」を個人情報保護管理者に提出し、協議の上、請求に応じるかどうかを決定します。
④個人情報保護管理者は、請求に応じる場合は、合理的な期間内に開示、訂正または削除を実施します。
⑤個人情報保護管理者は「開示等対応窓口ノート」に対応結果を記入し、本人に通知します。請求に応じられないときは、その理由を明記して通知します。なお、以下の場合には、本人からの自己情報についての開示による訂正及び削除の請求を拒否できるものとします。
ａ）法律等により開示することができないとされている場合
ｂ）請求の全部または一部が正当でないと個人情報保護管理者が判断した場合なお、当社は、本人からの開示等の求めに応じる際に、１回の請求毎に「５００円（税込）」の手数料を頂戴します。
500円分の郵便定額小為替を弊社宛に郵送ください。
郵便定額小為替のご購入のための料金及び当社への郵送料はご負担ください。
保有個人データの安全管理のために講じた措置
当社における個人データ等の安全管理措置に関する主な内容は以下のとおりです。
＜基本方針の策定＞
個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等について
「個人情報保護方針」を策定しています。
＜個人データの取扱いに係る規律の整備＞
取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人データの
取扱規程を策定しています。
＜組織的安全管理措置＞
個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの
範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部門による監査を実施しています。
＜人的安全管理措置＞
個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。
個人データを含む秘密保持に関する誓約書の提出を全従業者から受けています。
＜物理的安全管理措置＞
個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による
個人データの閲覧を防止する措置を講じています。
個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、
事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を講じています。
＜技術的安全管理措置＞
アクセス制御を実施して、担当者および取り扱う個人情報の範囲を限定しています。個人情報を取り扱う情報システムを
外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。